Wie ziet wat op je site

De regel is eenvoudig: niemand ziet een site zonder dat iemand hem toegang gaf. Er is geen "openbaar", er zijn geen gedeelde links naar documenten. Wie niet op de lijst staat, ziet de site niet eens in zijn overzicht.

Twee lagen

1. Welke organisaties horen bij de site. Een organisatie wordt aan een site gekoppeld met een rol: Eigenaar, Klant, Aannemer, Architect… Dat gebeurt via een uitnodiging (zie Een organisatie toegang geven) of bij de oplevering. Je ziet de lijst op de pagina van je site onder Gekoppelde organisaties.

2. Welke personen binnen zo'n organisatie de site mogen openen. Dat zie je op dezelfde pagina onder Gebruikers met toegang.

Per persoon: wie toegang heeft, met welke rol, en hoe die toegang werd gegeven.

Voor de tweede laag geldt:

• Wie Admin is in zijn organisatie, krijgt automatisch toegang tot elke site van die organisatie. In de lijst staat dan Automatisch (beheerder).
• Wie Member of Viewer is, ziet een site pas nadat een Admin hem toegang gaf met de knop Gebruiker toegang geven. Dat gaat meteen in; er wordt niets verstuurd en de persoon hoeft niets te aanvaarden. In de lijst staat dan Gegeven op met de datum. Zie Een huisgenoot toegang geven tot je site.

Ook voor je gezin

Deze regel geldt voor elke organisatie, dus ook voor je huishouden. Wil je dat een gezinslid gewoon alles ziet, nodig het dan uit als Admin. Wil je dat liever niet, kies dan Member of Viewer en geef per site toegang. Zie Je huisgenoten toegang geven.

Wat iemand dan mag

Toegang hebben is niet hetzelfde als alles mogen. Wat een persoon op een site kan doen, is begrensd door twee dingen tegelijk: de rol van zijn organisatie op de site (het maximum voor die organisatie) en zijn eigen rol in zijn organisatie. Een Viewer in een organisatie die Eigenaar is, kan dus lezen en chatten, maar geen documenten toevoegen. Vergelijk de rollen op Rollen en wat ze mogen.

Documenten die je liever niet deelt

Alles wat je oplaadt, is zichtbaar voor elke organisatie die aan je site gekoppeld is; de app zegt het ook bij het uploaden. Wil je bepaalde documenten afschermen voor bijvoorbeeld je aannemer of je makelaar, dan werk je met een tag en een toegangsregel: documenten met tag X worden verborgen voor organisatie Y. Zie Documenten afschermen voor een organisatie.

Een toegangsregel verbergt alle documenten met één tag voor één organisatie.

Wat er gebeurt bij de oplevering

Zodra je aannemer de site aan jou oplevert en jij aanvaardt, keert alles om: jouw organisatie wordt Eigenaar, de aannemer houdt alleen nog lees- en chattoegang, en elke andere organisatie (architect, onderaannemer…) wordt van de site verwijderd. Regels die documenten voor jou verborgen, vervallen. Wil je dat de architect toch nog meekijkt, dan nodig je hem daarna zelf opnieuw uit. Zie Je site wordt aan je opgeleverd.