Documenten afschermen voor een organisatie

Beheerder van je organisatie

Waar: Sites › je site › knop Toegangsregels.

Een toegangsregel zegt: documenten met tag X zijn onzichtbaar voor organisatie Y op deze site. De organisatie ziet die documenten dan niet in de bibliotheek, en de assistent gebruikt ze niet in antwoorden aan die organisatie. Jij ziet alles gewoon.

Stappen

1. Zorg dat de documenten die je wilt afschermen een gemeenschappelijke tag hebben, bijvoorbeeld privé of financieel. Zie De tags van een of meer documenten aanpassen.
2. Open de pagina van je site en klik op Toegangsregels.
3. Klik op Regel toevoegen.
4. Kies bij Organisatie & rol de organisatie en bij Beperkte tag de tag.
5. Klik op Regel toevoegen.

Een regel verwijderen

Klik op de regel op Verwijderen en bevestig. De documenten met die tag worden weer zichtbaar voor die organisatie.

Goed om te weten

• De regel geldt ook voor elke organisatie die de afgeschermde organisatie zelf op je site uitnodigde (haar onderaannemers, bijvoorbeeld), ook later. De pagina toont dat als Overgenomen van ….
• Alleen de organisatie die de site beheert, kan regels zetten. Tijdens de bouw is dat je aannemer.
• Bij de oplevering vervallen de regels die documenten voor jou verborgen. Regels die jij als eigenaar later maakt, blijven.
• Een document zonder tag kun je niet afschermen; geef het eerst een tag.