Kiezen: nieuwe versie of apart document

Eigenaar van de site

Waar: stap 3 Wacht op bevestiging van de uploadkaart, onder het document.

Laad je iets op dat sterk lijkt op een document dat al in je bibliotheek staat (dezelfde offerte met een nieuwe datum, een definitief EPB-verslag na het voorontwerp), dan zegt hoome.ai Lijkt op: … en vraagt het Kies hoe u deze versie wilt afhandelen vóór goedkeuring. Je kunt het document pas goedkeuren als je gekozen hebt.

De vier keuzes

Keuze	Wat er gebeurt	Wanneer
Overschrijven	Het oude document wordt volledig vervangen en verdwijnt, ook uit de zoekfunctie van de assistent. Alleen het nieuwe blijft over.	Het oude was fout of een kladversie.
Vervangen en archiveren	Het nieuwe wordt de huidige versie; het oude blijft bewaard als vorige versie ter referentie, maar de assistent gebruikt het niet meer.	De normale keuze voor een nieuwe versie.
Beide actief houden	Beide documenten blijven actief en doorzoekbaar.	Oud en nieuw zijn elk nog relevant, bijvoorbeeld de polis van vorig jaar en van dit jaar.
Onafhankelijk	Het nieuwe is gewoon een nieuw, los document; er is geen verband.	De gelijkenis is toeval.

Bij de eerste drie keuzes kun je, als er meerdere gelijkende documenten zijn, kiezen op welk document de keuze slaat; klik op Lijkt op: … om ze te zien.

Daarna

Keur het document goed zoals gewoonlijk. Koos je Vervangen en archiveren, dan vind je het oude document terug onder Vorige versies onderaan de documentenpagina en op de detailpagina van het nieuwe document. Zie Details, naam en vorige versies van een document.

Goed om te weten

• Twijfel je? Kies Vervangen en archiveren: je gooit niets weg en de assistent gebruikt alleen de nieuwste versie.
• Zegt hoome.ai Dit doeldocument is gearchiveerd? Zet het doel dan eerst terug (Een document archiveren en terugzetten) of kies Onafhankelijk.